Versand von Dokumenten per E-Mail

Der E-Mail-Versanddialog bietet eine Reihe von Möglichkeiten, um E-Mails auf verschiedenste Weise aus der Software heraus zu versenden. Beachten Sie dazu auch die notwendigen "Einstellungen E-Mail-Versand" in der Systemverwaltung.

Im mittleren Bereich ist der Inhalt der aktuellen neuen E-Mail zu sehen. Je nach Dokumenttyp werden E-Mail-Adressen, Betreff und Text der E-Mail von der Software vorausgefüllt. Sie können vor dem Senden alles wie gewünscht abändern. Ebenso stehen abhängig vom Dokumenttyp verschiedene Variablen zur Verfügung, die Sie im Betreff und im Text der E-Mail verwenden können. Sie werden dann vor dem Absenden durch die entsprechenden richtigen Werte ersetzt. Dokumenttypen wären z.B. „Rechnung“, „Bestellung“, „Brief“, „Angebot“ usw.

Im oberen Bereich sind drei Felder für E-Mail-Adressen zu finden. Einmal der normale Empfänger der E-Mail. Dann mit CC die E-Mail-Adressen, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen. Und dann das BCC-Feld mit den E-Mail-Adressen, die eine, für andere unsichtbare, Kopie der E-Mail erhalten sollen. Möchten Sie mehrere E-Mail-Adressen in einem Feld eingeben, trennen Sie diese mit einem Komma voneinander.

Rechts oben ist der pdf-Dateiname des erzeugten Dokumentes zu sehen, das der E-Mail angehängt wird. Diesen können Sie nach belieben abändern. Die Endung .pdf wird ggf. wieder automatisch angefügt.

Unten ist die eigene E-Mail-Signatur zu sehen, wie sie in den Stammdaten beim Mitarbeiter hinterlegt ist. Diese kann hier ebenfalls abgeändert werden. Ist das Häkchen bei „Signatur an die E-Mail anhängen“ nicht gesetzt, wird die E-Mail ohne Signatur erzeugt. Möchten Sie eine geänderte Signatur zurück in die Stammdaten schreiben, können Sie das von hier aus erledigen, indem Sie auch „Signatur speichern“ drücken.

Rechts unter „Weitere Anhänge“ können Sie zusätzliche Dateien der E-Mail anhängen. Entweder ziehen Sie sie per Drag & Drop auf die Liste oder wählen Sie die Dateien über das Plus unten mittels eines Dialoges aus.

Für jeden Dokumenttyp kann eine Vorlage in den Stammdaten hinterlegt werden. Diese Vorlage gilt für alle Mitarbeiter, wenn sie ein Dokument per E-Mail versenden wollen. Halten Sie also den Text der E-Mail so allgemein wie möglich, bevor Sie die Vorlage speichern, sodass sie ggf. auch auf andere Mitarbeiter passt, wenn diese solch ein Dokument verschicken.
In einer Vorlage werden gespeichert:

1. Betreff der E-Mail (wenn nicht vom Programm vorgegeben, z.B. bei Bestellungen)
2. Text der E-Mail (wenn nicht vom Programm vorgegeben, z.B. bei Preisanfragen)
3. Weitere Anhänge (diese müssen so abgelegt werden, dass sie von allen Arbeitsplätzen erreichbar sind)
4. Ob die Signatur an die E-Mail angehängt werden soll

Wird die Vorlage z.B. zum Dokumenttyp Rechnung unter dem Namen „Rechnung“ gespeichert, erkennt die Software bei der nächsten Rechnung die Vorlage automatisch und wählt sie aus. Sie können auch eine weitere Vorlage zur Rechnung speichern, wenn Sie diese z.B. „Rechnung mit Anhang“ nennen. Welche Vorlage am Ende für eine Rechnung automatisch gewählt wird, hängt davon ab, welche die Software als erste in der Vorlagenliste findet, die mit dem Wort „Rechnung“… anfängt. Die Reihenfolge der Vorlagen lässt sich über die Pfeile unten links verändern.

Die Schaltfläche unten links mit dem Papierkorb löscht eine Vorlage. Die Schaltfläche unten rechts mit dem Papierkorb löscht einen weiteren Anhang. Es wird aber nur der Verweis auf den Anhang gelöscht. Die Datei selbst bleibt erhalten.

Klicken Sie abschließend auf OK, um die E-Mail zu verschicken.