Lieferantenkataloge importieren - Excel-Schnittstelle

Eine Reihe von Lieferanten und Herstellern können keine Datanorm-Artikeldaten zur Verfügung stellen. Meist existiert aber der Katalog als Excel-Datei. Oder Sie möchten einen eigenen Artikelkatalog erstellen. Um diese Artikel ebenfalls einlesen zu können, haben wir eine Excel-Importfunktion integriert. Basis hierfür ist eine Excel-Vorlage von uns, die Sie beim gewünschten Lieferanten im Adressenstamm in seinen Dokumenten ablegen und bei Änderungen entsprechend anpassen können.

Um diese Vorlage zu Erstellen, öffnen Sie zunächst den entsprechenden Lieferanten im Adressenstamm. Stellen Sie sich, dass unter der Registerseite „Dokumente“ ein Verzeichnis zur Adresse aktiviert wurde. Gehen Sie dann auf die Registerseite „Lieferant“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Excel-Katalogvorlage erstellen“.

Sie finden dann im Dokumentenordner eine neue Datei „Artikelkatalog.xls“. Wichtig ist, dass genau der Dateiname erhalten bleibt, sowie auch die Endung xls mit dem entsprechenden Excel-Format nicht geändert wird.

Diese Excel-Datei können sie nun nach belieben bearbeiten. Auf der Registerseite 1 befinden sich die Artikel. Entweder Sie bearbeiten die Zeilen selbst, oder Sie kopieren sich die Artikeldaten aus der Excel-Datei des Lieferanten in das Tabellenblatt.

Auf der Registerseite 2 befinden sich die Rabattgruppen und die entsprechenden Rabatte. Die Seite ist optional. Auf der dritten Registerseite befinden sich die Einstellungen zu dieser Excel-Datei für den Import. Wichtig sind die Spaltenzuordnungen der Datenbankfelder zu den Spalten auf Registerseite 1. Speichern Sie die Datei nach Beendigung der Änderungen.

Den Import starten Sie über den Menüpunkt „Anwendung → Import → Lieferantenkataloge importieren“. Wählen Sie den Lieferanten aus. Sollten alle Voraussetzungen stimmen und eine entsprechende Excel-Datei im Dokumentenverzeichnis des Lieferanten gefunden werden, dann kommt folgende Rückfrage, welche Sie mit „Ja“ bestätigen.

Der Katalog wird noch einmal als Vorschau angezeigt.

Auch hier können Sie noch Änderungen an den Daten vornehmen. Klicken sie dann auf „Weiter“ und dann auf „Verarbeitung starten“. Der Katalog wird importiert. Vorher werden die alten Artikeldaten des Lieferanten gelöscht. Es handelt sich also immer um einen Komplettimport.