Briefe und Serienbriefe

• Serienbrief drucken oder per E-Mail versenden

Dieses Modul bietet Ihnen die Möglichkeit Briefe und Serienbriefe zu schreiben und zu drucken.

Die Programmmaske teilt sich in 4 Bereiche.

Oben Links legen Sie die Druckformulare, die erste Seitennummer sowie das Datum zum Brief fest.

Unten Links befindet sich die Liste der Empfänger des aktuellen Briefes. Über <Adresse hinzufügen> können Sie manuell eine Adresse der Empfängerliste hinzufügen oder Ihnen wird der Adressenstamm eingeblendet, wo Sie die gewünschten Empfänger auswählen können. Suchen Sie sich die benötigten Adressen im Adress-Zwischenspeicher zusammen.
Verfügt eine Adresse über mehrere Anschriften und Kontakte, wird bei der Auswahl der Adresse die Standard-Anschrift und der Standard-Kontakt übernommen. Soll eine andere Anschrift bzw. ein anderer Kontakt übernommen werden, wählen Sie ihn vor der Übernahme im Adressenstamm aus.

Durch einen Doppelklick auf den Empfänger haben Sie die Möglichkeit dessen Anschrift für diesen Brief abzuändern.

Oben Rechts können Sie einen Betreff zum Brief eingeben.

Unten Rechts erfolgt die eigentliche Erfassung des Briefes. Ihnen stehen hier die üblichen Mittel zur Textverarbeitung zur Verfügung.

Über <Neuer Brief> können Sie entweder einen leeren neuen Brief anlegen oder eine bereits erstellte Briefvorlage laden. Briefvorlagen erstellen Sie einfach, indem Sie einen bestimmten zusammengestellten Brief im Vorlagenverzeichnis speichern. Wählen Sie dazu nach <Brief speichern unter> links die Schaltfläche <Vorlagen> - Die Anzeige wechselt dann in das entsprechende Verzeichnis.

Über <Drucken> geben Sie den Brief auf dem Drucker aus.

Über <Brief öffnen> bzw. <Brief speichern unter> können Sie Briefe aus einer Datei laden bzw. speichern. Als Speicherort steht Ihnen Ihr gesamtes Speichersystem zur Verfügung. Über <Briefe> wird Ihnen das Briefverzeichnis zum Mandanten ausgewählt. Über <Eigene Dokumente> gelangen Sie in ihr eigenes Dokumentenverzeichnis. Sollte nur eine Adresse in der Empfängerliste vorhanden sein. steht Ihnen auch die Möglichkeit den Brief im <Kundenverzeichnis> der Adresse zu speichern zu Verfügung.

Haben Sie einen konkreten Brief geladen, können Sie ihn über <Brief speichern> direkt zurückschreiben.

Der aktuelle Brief, den Sie bearbeiten, befindet sich immer im sog. internen Briefspeicher. Änderungen am aktuellen Brief werden also immer in diesen Briefspeicher geschrieben. Wenn Sie das Modul erneut aufrufen, wird der interne Briefspeicher wieder geladen. Es handelt sich also dann nicht mehr um den jeweiligen geladenen Brief.
Haben Sie einen Brief unter einem bestimmten Dateinamen abgespeichert, landen weitere Änderungen nicht automatisch in dieser Datei, sondern wieder im internen Briefspeicher. Es wird also immer nur Zustand des Briefes zum Speicherzeitpunkt in die Briefdatei geschrieben.
Welcher Brief gerade aktiv ist, sehen Sie ganz oben im Kopfbereich des Briefprogrammes.