Adressenstamm

Der Adressenstamm verwaltet alle Ihre Adressen und Kontaktdaten - Kunden wie Lieferanten.

• Den Adressenstamm finden Sie in Landrix Handwerk im Menü unter dem Punkt Bearbeiten - Adressenstamm.
• Die Kunden und Lieferanten werden zusammen verwaltet. Das bedeutet, eine hinterlegte Adresse kann zu einem Kunden oder einem Lieferanten gehören. Anhand der vergebenen Kundennummer oder Lieferantennummer erkennen Sie, ob es sich um einen Kunden oder Lieferanten handelt.

• Durch Starten der Adressverwaltung gelangen Sie direkt in den Suchbereich.

• Oben sehen Sie zwei Eingabefelder. Im linken Feld können Sie nach Namen, Adressteilen (Straße, Ort) oder der Kunden- bzw. Lieferantennummer suchen. Sobald Sie die ersten Buchstaben oder Zahlen eingegeben haben, erhalten Sie Treffer.
• Das rechte Feld eignet sich zur Suche über die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Die Mail-Adresse müssen Sie vollständig eingeben, bei der Telefonnummer genügen auch Fragmente.
• Neben den beiden Suchfeldern befindet sich der Button Erweiterte Suche. Insofern Sie bei Kunden, Lieferanten oder Vorgängen Kennzeichen hinterlegt haben (z.B. VIP-Kunde, soll Weihnachtskarte bekommen, Gas), können Sie nach Adressen oder Vorgängen mit dem jeweiligen Kennzeichen filtern.
• Durch Doppelklick auf eine Zeile in den Suchergebnissen gelangen Sie ins Kunden/Lieferanten-Profil.

• Bevor Sie eine neue Adresse anlegen können, müssen Sie prüfen, ob die Anschrift bereits im System vorhanden ist. Nutzen Sie dafür eines der Suchfelder im oberen Bereich.
• Erst dann klicken Sie unten links auf den Button Neue Adresse anlegen.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder in der sich öffnenden Maske aus.

• Sie können sowohl Anschriften von Privatpersonen als auch von Firmen hinterlegen.
• Es ist es möglich, Anfahrtskosten zu vermerken. Sie können die Anfahrt in Kilometer, die Dauer der Anfahrt zum Kunden sowie ein Gebiet (z.B. Postleitzahl) hinterlegen.
• Wenn Sie auf OK klicken, gelangen Sie in die Maske Adresse bearbeiten.
• Links sehen Sie die allgemeinen Kontaktinformationen wie die Anschrift, im mittleren Teil befinden sich Kontaktkarten. Dort können Sie beliebig viele Kontakte anlegen und einen Kontakt als Standardkontakt definieren. Ganz unten können Sie weitere Suchworte für diese Adresse hinterlegen, die Sie in der Suche verwenden können (z.B. Versicherungsvertreter).
• Die Adressen werden in verschiedene Kategorien (Kunde, Lieferant oder Interessent) eingeteilt. Die neu angelegte Anschrift ist noch keiner Kategorie zugeordnet. Durch Anklicken des jeweiligen Buttons können Sie die Adresse als Kunde, Lieferant oder Interessent einordnen.

• Je nachdem für welche Kategorie Sie sich entschieden haben, erscheinen weitere Registerseiten in den allgemeinen Kontaktinformationen links.

• Die Registerseite Dokumente dient zum Ablegen von Dateien oder Bildern zur jeweiligen Adresse,.
• In der Registerseite Kunde hinterlegen Sie Angaben, die speziell für Kunden wichtig sind wie z.B. die Steuerkategorie. Mittels Häkchen können Sie festlegen, ob es sich um einen Privatkunden handelt oder ob Lohn und Material auf der Rechnung ausgewiesen werden sollen. In der Mitte befindet sich das Feld Alarm bei Verwendung der Adresse Anzeigen – Sie können das Feld aktivieren und darunter eine Notiz hinterlegen. Bei sämtlichen relevanten Aktionen in der Software (z.B. Neuer Vorgang anlegen) wird Ihnen dann eine Warnung angezeigt.
• In der Registerseite Lieferant legen Sie z.B. fest, um welche Art von Lieferant es sich handelt, vergeben ein Namenskürzel oder hinterlegen Bankverbindungen, um dann beim Verfassen von Eingangsrechnungen automatisch Zahlungen vornehmen zu können.
• In Objekte werden Liegenschaften von Kunden verwaltet. Das spielt eine Rolle bei Wartungsverträgen und Hinterlegen technischer Ausrüstung.
• In Historie können Sie alle Vorgänge, Rechnungen, die mit dem Kunden oder Lieferanten gelaufen sind, einblenden lassen.

Falls eine Adresse nicht mehr verwendet werden soll, lässt sich diese deaktivieren. Gehen Sie wie folgt vor:

• Suchen Sie den jeweiligen Kunden oder Lieferanten über die Suchfelder und klicken Sie doppelt auf die Zeile.
• Auf der linken Seite finden Sie unterhalb der allgemeinen Kontaktinformationen das Feld Adresse inaktiv.
• Durch Setzen des Häkchens deaktivieren Sie die Adresse, sodass diese künftig nicht mehr verwendet werden kann.
• Versucht dennoch jemand mit dieser Anschrift einen neuen Vorgang zu öffnen, erscheint ein Warnhinweis.

Links oben befinden steuerliche Angaben zum Kunden.

• Die Debitor-Nr. kann ggf. von der automatisch vergebenen Kunden-Nr. auf eine eigene Nummer abgeändert werden.
• Die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID des Kunden, falls vorhanden.
• Die Steuerkategorie, mit welcher neue Vorgänge zum Kunden angelegt werden. Standard wäre z.B. 19% Umsatzsteuer.
• Die Leitweg-ID ist für öffentliche Auftraggeber wichtig, um dem Rechnungsempfänger eine XRechnung ausstellen zu können.
• Für alle anderen Kunden kann explizit die Erstellung einer E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) aktiviert werden.
• Privatkunden benötigen derzeit noch keine E-Rechnung. Sie können über die Option §14b entsprechend markiert werden.
• Soll für Privatkunden der Lohn auf der Rechnung ausgewiesen werden, aktivieren Sie die letzte Option §35a.