Adressenstamm

Der Adressenstamm verwaltet alle Ihre Adressen - Kunden wie Lieferanten.

Die Programmmaske ist folgendermaßen aufgebaut:
Im oberen Teile sehen Sie die Auflistung der Adressen, sortiert nach Adressnummer. Unmittelbar darunter haben Sie die Hilfsmittel, um Adressen zu suchen oder auszuwählen. Unten sehen Sie dann zur ausgewählten Adresse (auf mehrere Registerseiten verteilt) alle vorhandenen Informationen.

• Sie können unter Gehe zu Adresse die Adressnummer direkt eingeben. Mit Eingabe eines jeden Zeichens springt dann die Anzeige in der Adressliste oben an die nächstpassende Stelle.
• Sie können unter Suchtext mehrere Begriffe eingeben und dann auf <Suche starten> klicken. Dann werden alle Adressen angezeigt, in deren Daten diese Begriffe vorkommen (z.B. Name und Postleitzahl: Alle „Müller“ aus „01445“). Das Suchergebnis wird dabei auf einer neuen Registerseite am oberern Rand geöffnet. Möchten Sie eine neue Suche starten, wechseln Sie wieder zur ersten Registerseite, indem Sie das Suchergebnis schließen (durch klicken auf das kleine Kreuz am oberen Rand der Registerseite oder durch die Taste ESC) oder die erste Seite direkt anklicken. Sie können mehrere Suchergebnisse nebeneinander geöffnet haben. Zwischen den Suchergebnissen navigieren Sie auch, indem Sie die Taste STRG festhalten und die Pfeiltasten nach links oder rechts klicken.
• Sie können -sofern in Gebrauch- auch die Anzeige auf die Mitglieder einer Adressgruppe beschränken, indem Sie diese aus der Aufklappliste Kunden bzw Lieferanten auswählen. Das Ergebnis wird ebenfalls auf einer neuen Registerseite angezeigt.
• Sie verwenden die <Erweiterte Suche, um Adressen nach Kennzeichen, Kontaktkennzeichen, Speziellen Kontaktenkennzeichen und deren Kombinationen zu durchsuchen.

Links unten finden Sie die Schaltfläche <Neu>. Über diese lässt sich eine neue Adresse anlegen.

Sie gelangen in die Bearbeitung der ersten Anschrift. Geben Sie zunächst die Hauptanschrift ein. Über die automatische Dublettensuche rechts werden Ihnen während der Eingabe der Anschrift ähnliche Adressen im Adressenstamm angezeigt. Wenn Sie darin Ihre neue Anschrift wiederfinden sollten, ist die Anschrift evtl. schon vorhanden. Sie braucht dann nicht mehr angelegt zu werden. Sie können über den Suchtext rechts auch selbst nach einer bestimmten Adresse suchen.
Möchte Sie die Neuanlage abbrechen und zu der Dublette springen, dann markieren Sie diese und klicken auf <Gehe zu Adresse>.

Mit <OK> gelangen Sie zum nächsten Schritt, zur Vergabe der Adressnummer. Hier können Sie entscheiden, ob die Adresse hauptsächlich als Kunde oder als Lieferant gehandelt werden soll. Je nachdem, in welchem Nummernkreis Sie die neue Adresse gern gewusst hätten. Grundsätzlich (für den Adressenstamm selbst) ist es egal, in welcher Gruppe die Adresse landet. Eine Adresse kann sogar in beiden Gruppen (Kunden und Lieferanten) enthalten sein. Die Strukturierung dient nur zu Ihrer Übersicht. Nach dem Klick auf <OK> wird die Adresse gespeichert und kann weiter bearbeitet werden, z.B. durch Bearbeitung der Kontaktdaten.

Links finden Sie das Feld „Anschriften“. Über die Schaltfläche <Bearbeiten> oder über das Kontextmenü des Feldes stehen Ihnen verschiedene Funktionen für die Anschriften zur Verfügung. Der Dialog zur Bearbeitung einer Anschrift ist hier beschrieben.

• In die Zwischenablage kopieren - Kopiert den Text der markierten Anschrift in die Windows-Zwischenablage. Sie kann mittels der Tastenkombination STRG+V an anderer Stelle wieder eingefügt werden.
• Hinzufügen einer Anschrift - Wählen Sie den gewünschten Anschrifttyp und erfassen Sie im darauf folgenden Dialog die neue Anschrift.
• Bearbeiten einer Anschrift - Ändern Sie im darauf folgenden Dialog die markierte Anschrift.
• Adress-Verweis hinzufügen - Wählen Sie den gewünschten Anschrifttyp und wählen Sie im darauf folgenden Dialog die gewünschte Adresse aus.
• Löschen einer Anschrift - Löscht die markierte Anschrift bzw den Adress-Verweis. Die Hauptanschrift kann nicht gelöscht werden.
• Verändern der Position einer Anschrift innerhalb der Anzeigeliste nach oben oder nach unten. Die Position der Hauptanschrift kann nicht geändert werden.
• Zuweisen/Ändern der Adressgruppe Kunde und Adressgruppe Lieferant - Unterhalb vom Feld Anschriften befindet sich die Aufklapplisten mit den verfügbaren Adressgruppen, in welche Sie die Adresse einordnen können.

In der Mitte befindet sich das Feld „Kontakte“. Hier können Sie hinterlegen, wer bei dieser Adresse wofür zuständig ist und wie Sie ihn erreichen können. Über die Schaltfläche <Bearbeiten> oder über das Kontextmenü des Feldes stehen Ihnen verschiedene Funktionen für die Kontakte zur Verfügung. Der Dialog zur Bearbeitung eines Kontaktes ist hier beschrieben.

• Hinzufügen eines Kontaktes - Erfassen Sie im darauf folgenden Dialog den neuen Kontakt.
• Bearbeiten eines Kontaktes - Ändern Sie im darauf folgenden Dialog den markierten Kontakt.
• Löschen eines Kontaktes - Löscht den markierten Kontakt.
• Festlegen eines Kontakes als Standardkontakt - Dieser Kontakt wird danach hervorgehoben dargestellt.
• Verändern der Position eines Kontaktes innerhalb der Anzeigeliste nach oben oder nach unten.

Rechts befindet sich das Feld „Informationen“

Hier können Sie beliebige Textinformationen zur Adresse schreiben.
Drücken Sie die F5-Taste, wird in das Textfeld eine Zeile mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit angehängt.
Drücken Sie die Strg+F5-Taste, wird in das Textfeld eine Zeile mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit und dem aktuellen Benutzernamen angehängt.

Unten befindet sich die „Wiedervorlage“

Möchten Sie sich zu dieser Adresse ein Wiedervorlagedatum merken, können Sie dies hier mit einer kurzen Beschreibung hinterlegen.

Links ist die Liste der „Kennzeichen“ zur Adresse.
Sie können jeder Adresse beliebig viele Kennzeichen zuordnen und in verschiedenen Programmfunktionen danach selektieren (z.B. für Serienbriefe). Klicken Sie auf <Bearbeiten>, um in den Kennzeichendialog zu gelangen. Eine nähere Beschreibung finden Sie hier.

In der Mitte Oben finden Sie die „Bankverbindungen“
Erfassen Sie hier die verschiedenen Bankverbindungen zu einer Adresse. Über die Schaltfläche <Bearbeiten> oder über das Kontextmenü des Feldes stehen Ihnen verschiedene Funktionen für die Bankverbindungen zur Verfügung. Der Dialog zur Bearbeitung einer Bankverbindung ist hier beschrieben. Die erste Bankverbindung wird von der Software dabei als Standard-Bankverbindung behandelt.

• Hinzufügen einer Bankverbindung - Erfassen Sie im darauf folgenden Dialog die neue Bankverbindung.
• Bearbeiten einer Bankverbindung - Ändern Sie im darauf folgenden Dialog die markierte Bankverbindung.
• Löschen einer Bankverbindung - Löscht die markierte Bankverbindung.
• Verändern der Position einer Bankverbindung innerhalb der Anzeigeliste nach oben oder nach unten.

Unter den Bankverbindungen finden Sie „Zahlungsbedingung und Zahlungsweg“
Weicht die Zahlungsbedingung der Adresse von der in der Systemverwaltung zum Mandant angegebenen Standard-Zahlungsbedingung ab, kann diese hier vorgegeben werden. Die Beschreibung zum Dialog zur Bearbeitung der Zahlungsbedinung finden Sie hier.

• Zuweisen - Weist der Adresse eine Zahlungsbedingung zu. Wählen Sie die gewünschte aus dem Auswahlfeld aus.
• Bearbeiten einer Bankverbindung - Ändern einer zugewiesenen Zahlungsbedingung.
• Zuweisung entfernen - Löscht die Zahlungsbedingung zur Adresse. Es gilt wieder die Standard-Vorgabe.

· Umsatzsteuer-ID

Hinterlegen Sie hier die Umsatzsteuer-ID des Kunden. So müssen Sie beispielsweise Rechnungen in das EU-Ausland ohne Umsatzsteuer erstellen, dafür aber den Zusatz „Umsatzsteuerfreie EG- Lieferung Umsatzsteuer-ID: …“ anbringen.

· Steuer-Nr.

Hinterlegen Sie hier die Steuer-Nr. des Kunden beim zuständigen Finanzamt.

· Sprache

Wählen Sie hier die Sprache des Kunden aus.

· MwSt-Ausweisung

· zuzügl. MwSt.

Die Positionspreise werden ohne Mehrwertsteuer angegeben. Dann wird am Ende der Rechnung die Nettosumme ausgewiesen und auf diese die Mehrwertsteuer berechnet.

· incl. MwSt.

Die Positionspreise werden incl. der Mehrwertsteuer angegeben. Dann steht am Ende der Rechnung der Satz „In vorstehenden Positionen sind ….. MwSt enthalten“.

· Steuerfrei

Die Rechnung wird ohne Mehrwertsteuer erstellt (s. „Umsatzsteuer-ID“)

· Mahntyp

Sie können die Arbeit des Mahnprogramms beeinflussen.

· Adressweiterleitung

Es kommt vor, dass bei Neuanlage einer Adresse übersehen wird, dass diese bereits (unter einer anderen Adressnummer) angelegt wurde. Wird das zu spät erkannt und es sind bereits Dokumente für die neu angelegte Adresse gespeichert, kann sie nicht mehr einfach gelöscht werden, weil dann die betreffenden Dokumente „ohne Adresse“ dastehen würden. Damit dieser Zustand aber mittelfristig wieder behoben werden kann, tragen Sie hier die Adressnummer der „richtigen“ Adresse ein. Alle Zugriffe auf die doppelte Eintragung werden dann auf die richtige Adresse weitergeleitet und durch diese ersetzt.

· Alarm

BEISPIEL: Es kommt ja vor, dass Kunden eine Rechnung nicht bezahlen. Es kommt dann auch noch vor, dass solche Kunden versuchen, einen weiteren Auftrag auszulösen. Damit der nicht auch noch ausgeführt und die Verluste nicht noch größer werden, können Sie einen solchen Kunden hier markieren und dazuschreiben, warum der Alarm eingetragen ist. Wenn Sie dann in einer Programmfunktion auf diese Adresse zugreifen (z.B. beim Lieferschein), dann werden Sie auf diesen Umstand aufmerksam gemacht.

Hier finden Sie nur Eingabefelder, die Sie individuell zur Datenbank hinzugefügt haben. [0001-01] Systemverwaltung > Mandanteneinstellungen > Adressen > Zusätzliche Journalfelder bearbeiten

· Dokumentenübersicht

Sie können einer Adresse beiliebig viele andere Dokumente zuordnen. Dadurch können Sie auch die Daten anderer Programme (z.B. Tabellenkalkulation, Fax- und EMail- Programm) zu einer Adresse verwalten. Durch Doppelklick auf den Dateinamen können Sie diese Dokumente auch zur Bearbeitung öffnen.

· Kundenverzeichnis

Wenn Sie für kundenspezifische Dateien noch keine andere Verwaltung auf Ihrem Computer haben, können Sie diese auch innerhalb dieser Anwendung speichern. Klicken Sie auf Kundenverzeichnis anlegen, dann wird innerhalb der Adressverwaltung ein Unterverzeichnis (welches so heisst wie die Adressnummer) angelegt. In dieses können Sie dann entsprechende Dateien kopieren.

· Debitor-Nr.

Die Debitor-Nr. ist die „Kundennummer in der Finanzbuchführung“. Wollen Sie also z.B. das Ausgangsrechnungsjournal in eine solche exportieren, müssen Sie diese Debitornummer zu jeder Adresse erfassen.

· Kreditlimit

Hier können Sie hinterlegen, in welcher Höhe der Kunden unbezahlte Rechnungen bei Ihnen haben darf.

· Versicherung

Tragen Sie hier ein, bis zu welcher Höhe Forderungsausfälle bei diesem Kunden versichert sind.

· Bonität

Tragen Sie hier das Ergebnis einer evtl. Bonitätsprüfung ein.

· Kreditor-Nr.

Die Kreditor-Nr. ist die „Lieferantennummer in der Finanzbuchführung“. Wollen Sie also z.B. das Eingangsrechnungsjournal in eine solche exportieren, dann müssen Sie diese Kreditornummer zur Adresse erfassen.

· Kunden-Nr.

Im Fall, dass es sich um eine Lieferantenadresse handelt, tragen Sie hier Ihre Kundennummer bei diesem Lieferanten ein.

· Bearbeiter

Tragen Sie hier den Namen des beim Lieferanten für Sie zuständigen Bearbeiters ein.

Nachfolgende Adressdaten finden Sie auf der Registerseite Gesetzliche Vorgaben:

· Leistungsempfänger nach §13 …..

Hier handelt es sich um eine Unterstützung einer in Deutschland geltenden gesetzlichen Regelung. Wenn Sie dieses Markierungskästchen aktivieren, fragen die Rechnungsprogramme ab, ob die Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer erstellt werden soll. Wählen Sie dann „Ohne“, dann endet die Rechnung mit dem Nettobetrag und erhält ausserdem den Zusatz „Der Leistungsempfänger ist Schuldner der Umsatzsteuer nach §13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 Satz 1 UStG !“.

· Leistungsempfänger nach §14 …..

Hier handelt es sich um eine Unterstützung einer in Deutschland geltenden gesetzlichen Regelung. Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen, wenn es sich bei diesem Kunden um eine Privatperson handelt.

Im oberen Bereich haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Auswertungen:

• Erstellte Angebote zu dieser Adresse
• Erstellte Aufträge zu dieser Adresse
• Erstellte Ausgangsrechnungen zu dieser Adresse

Gehen Sie zu der Adresse und klicken Sie auf Als Favorit speichern. Dann können Sie über den Menüpunkt Favoriten - Adressen diese direkt auf den Bildschirm rufen.

· Einer Adresse eine neue Anschrift hinzufügen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld zu den Anschriften und wählen Sie Hinzufügen. Erfassen Sie dann die neue Anschrift.

· Einer Adresse einen neuen Kontakt hinzufügen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld zu den Kontakten und wählen Sie Hinzufügen. In der folgenden Maske [0207 - 02] können alle Daten zu einem Kontakt erfasst werden.

· Kontakt

Geben Sie hier eine Bezeichnung für Ihren Kontakt ein (z.B. Chef) oder wählen Sie ein Kontaktkennzeichen aus der Aufklappliste aus.

· Name

Der Name der Kontaktperson.

· Briefanrede

Eine Briefanrede für die Kontaktperson.

· Anschrifterweiterung

Geben Sie hier einen Text ein, um den die Anschrift beim Drucken erweitert werden soll, wenn Sie ein Dokument an diesen Kontakt schicken. Beispiel: „z.Hd. Buchhaltung“.

· Zugehörige Anschrift

Dieses Feld gehört zur Anschrifterweiterung. Haben Sie mehrere Anschriften zur Adresse hinterlegt, können Sie hier bestimmen, zu welcher Anschrift die eingetragene Anschrifterweiterung gehört.

· Firma

Der Firmenname der Kontaktperson.

· Position

Die Position der Kontaktperson.

· Weitere Daten

Über die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen können weitere Daten dem Kontakt hinzugefügt werden.

Typen : Telefonnummer, Faxnummer, EMail-Adresse, Internetadresse, Datum, Sonstiges

Unter Bezeichnung können Sie dem Wert einen Namen zuweisen. Unter Kennzeichen stehen spezielle Kontaktkennzeichen zur Verfügung (Vorgaben einstellbar über die Systemverwaltung).

Mit OK oder der Taste F12 werden die Änderungen übernommen.

Die Maske kann teilweise auch per Tastatur bedient werden. Mit der Enter-Taste springen Sie die einzelnen Felder nacheinander bis zur Schaltfläche OK an. Mit Strg+Enter beginnt die Bearbeitung von vorn. Über die Taste + können Sie Telefonnummern, Faxnummer, E-Mail-Adressen, Internet-Adressen, Daten und Sonstiges hinzufügen. Nach der Auswahl des entsprechenden Types steht die Eingabe sofort im Feld Wert.

· Adressetiketten drucken

Wählen Sie dazu den Punkt Funktionen → Etiketten drucken.

Rechts oben erscheint eine Sammelbox, der Sie nun die gewünschten Adressen über Adresse hinzufügen oder einem Doppelklick hinzufügen können.

Möchten Sie eine bestimmte Anschrift und/oder eine bestimmte Anschrifterweiterung gedruckt haben, wählen Sie vor dem Hinzufügen die gewünschte Anschrift und den betreffenden Kontakt zur Adresse aus.

Haben Sie alle Adressen gesammelt, klicken Sie auf Weiter. Legen Sie im zweiten Schritt das Formular und die Druckbelegung der ersten Seite fest. Standardmäßig sind alle Etiketten auf dem Formular aktiviert. Verwenden Sie z.B. Klebeetiketten, können Sie durch Anklicken der entsprechenden Etikettenfelder mit der linken Maustaste die bereits verbrauchten Etiketten deaktivieren. Die zu druckenden Adressen rutschen dann in die jeweils nächsten aktiven Felder.

Haben Sie alles eingestellt, klicken Sie auf Weiter und Sie gelangen zur Druckvorschau. Mittels Drucken starten Sie den Druckvorgang.