Mandanten-Einstellungen - Adressenstamm

Hier stellen Sie die Vorgaben für die Adressverwaltung der einzelnen Mandanten ein.

Hier können Sie für Adressen verschiedene Kennzeichen vorgeben, welche eine weitergehende Gruppierung von Adressen für Ihre Zwecke ermöglichen.

BEISPIEL: Sie sind ein Heizungsbaubetrieb und wollen Ihren Kunden in Abhängigkeit von der installierten Heizungsanlage Informationen zukommen lassen. Es gibt die Heizungsarten (=Kennzeichen !) ÖL und GAS . Außerdem gibt es die Kesseltypen (=Kennzeichen !) VAILLANT, BUDERUS und WEISHAUPT. Dann können Sie einen Serienbrief an alle Adressen erzeugen lassen, welche das Kennzeichen ÖL und VAILLANT haben und einen anderen Serienbrief an alle Kunden mit Kennzeichen GAS und VAILLANT.

Sie legen also diese Kennzeichen an:

ÖL
GAS
VAILLANT
BUDERUS
WEISHAUPT

Die Software kann auch mit sog. Kennzeichengruppen umgehen. D.h. in dem obigen Beispiel gehören ÖL und GAS ja zur Brennart und VAILLANT, BUDERUS, WEISHAUPT sind Hersteller. Es würde also Sinn machen, wenn man zum Kunden immer nur ein Kennzeichen der Gruppe aktivieren kann, weil er ja nur eine Heizungsanlage hat.

Sie legen also die Kennzeichen in Gruppen an, wobei die Gruppe vom Kennzeichen durch einen Unterstrich getrennt wird:

BRENNART_ÖL
BRENNART_GAS
HERSTELLER_VAILLANT
HERSTELLER_BUDERUS
HERSTELLER_WEISHAUPT

Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Kontakte verwalten. Jeden Kontakt können Sie mit Kennzeichen beschreiben, die Sie hier festlegen. Das können z.B. Verantwortlichkeiten sein („Chef“, „Einkauf“, „Buchhaltung“,…).

Jedem Kontakt können Sie Kommunikationskanäle („Telefon“, „Telefax“, „Email“, …) zuordnen, die wiederum mit Kennzeichen versehen werden können. Letztere legen Sie hier fest. Sie dienen bei späteren Suchanfragen an den Adressenstamm dem Wiederfinden von definierten Kommunikationskanälen.
Haben Sie z.B. einen Kontakt „Chef“ angelegt und diesem einen Kanal „Telefonnummer“ und einen Kanal „Faxnummer“ vergeben, könnten Sie für die Telefonnummer das spezielle Kontaktkennzeichen „Info“ und für die Faxnummer das spezielle Kontaktkennzeichen „Werbung“ eintragen.

Dadurch können Sie später z.B. Folgendes ausführen:
„Erstelle automatisch ein Schreiben an alle „Chefs“ die mit „Werbung“ markiert sind, an die dort hinterlegte Adresse (d.h. entweder FAX, EMAIL oder BRIEF).“
Oder wenn sich Ihre Bankverbindung ändert: „Erstelle automatisch ein Schreiben an alle „Buchhaltung“, die mit „Info“ markiert sind, mit der neuen Bankverbindung: Dann werden entsprechend den Einstellungen automatisch Faxe, E-Mails oder Briefe erzeugt.

Adressen werden in Kunden- und Lieferantengruppen eingeteilt, wobei eine Adresse sowohl Kunde als auch Lieferant sein kann. Verfügt eine Adresse über gar keine Gruppenbezeichnung, wird sie in jedem Fall den Kunden zugeordnet.

Sie können die Adressen zu Kundengruppen zusammenfassen, z.B. „Privat“, „Kunde“ usw. Vergeben Sie dazu hier die entsprechenden Bezeichnungen. Eine Bezeichnung „Kunde“ ist auf jeden Fall sinnvoll.

Sie können die Adressen zu Lieferantengruppen zusammenfassen, z.B. Lieferant“, „Unterauftragnehmer“ usw. Vergeben Sie dazu hier die entsprechenden Bezeichnungen. Eine Bezeichnung „Lieferant“ ist auf jeden Fall sinnvoll.

Jede Adresse wird unter einer Adressnummer gespeichert, welche durch einen Nummernkreis bestimmt wird. Erfassen Sie hier die gewünschten Nummernkreise und die nächsten zu verwendenden Adress-Nummern. Mindestens ein Nummernkreis ist erforderlich.

Eine genaue Beschreibung zum Aufbau von Nummernkreisen finden Sie hier.

Damit Sie bei Neuerfassung von Adressen dieses nicht jedesmal mit schreiben müssen, können Sie hier das Landeskennzeichen vorgeben.

Im Adressenstamm sind die Orte zu den Postleitzahlen von Deutschland, Österreich und der Schweiz hinterlegt. Wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird bei der Eingabe der Postleitzahl in einer Anschrift automatisch nach dem entsprechendem Ort gesucht.

Geben Sie hier vor, welche hauptsächliche Form der Mehrwertsteuer-Ausweisung in Rechnungen Sie verwenden. Diese wird dann bei neu angelegten Adressen eingetragen.

Hinterlegen Sie hier die Standard-Briefanrede, z.B. Sehr geehrte Damen und Herren