System-Einstellungen - Mitarbeiter verwalten

Hier verwalten Sie die einzelnen Mitarbeiter selbst sowie deren Einstellungen und Vorgaben.

Klicken Sie auf <Mitarbeiter anlegen>. Geben Sie das Anmeldekürzel des neuen Mitarbeiters ein (Groß-/Kleinschreibung ist unwichtig!). Klicken Sie auf <OK>. Der neue Name taucht nun in der Mitarbeiterliste auf. Nehmen Sie die zutreffenden Einstellungen zum neuen Mitarbeiter vor.

Klicken Sie nach Änderungen auf <Speichern>, bevor Sie die Seite verlassen oder einen anderen Mitarbeiter auswählen!

• Hinterlegen Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiter, welcher in dieser Form über die Formularsteuerung mit auf die Dokumente gedruckt werden kann. Ebenso können an dieser Stelle Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und ein beliebiger Text zum Mitarbeiter hinterlegt werden, die ebenso in Druckformularen verwendet werden können.
• Soll der Mitarbeiter beim Programmstart ein Passwort eingeben, entfernen Sie alle Zeichen aus den beiden entsprechenden Eingabefeldern und geben das gewünschte Passwort ein. Klicken Sie dann auf <Passwort speichern>. HINWEIS: Auch wenn kein Passwort zum Mitarbeiter hinterlegt ist, werden Zeichen in den beiden Eingabefeldern angezeigt.
• Mitarbeiter lassen sich in sog. Mitarbeitergruppen aufteilen (z.B. Berater, Monteur, Monteur Sanitär, Monteur Heizung, Lehrling, Leiter,…). Diese Gruppen können Sie unter <Mitarbeitergruppen verwalten> festlegen. Aktivieren Sie anschließend für jeden Mitarbeiter die gewünschten Gruppen, zu denen er gehört. Mitarbeitergruppen spielen auch bei den Adressen eine Rolle, um z.B. Mitarbeiter mit bestimmten Zuständigkeiten (Berater, Monteur) an eine Adresse (Kunden) zu binden.

• Soll der Mitarbeiter zeitweise vom Zugang zur Software ausgeschlossen werden, aktivieren Sie das Markierungskästchen <Zutrittssperre>. Deaktivieren Sie es, wenn der Mitarbeiter wieder damit arbeiten darf.
• Sie können den Mitarbeiter auch vom Zugriff auf einzelne Mandanten ausschließen. Markieren Sie dazu die entsprechenden Mandanten.
• Legen Sie fest, was der Mitarbeiter in den einzelnen Programmfunktionen machen darf (darf er z.B. neue Vorgänge anlegen, Adressen bearbeiten oder löschen, usw.).

Markieren Sie den zu löschenden Mitarbeiter und klicken Sie auf <Mitarbeiter löschen>. Geben Sie an, ob die Daten im entsprechenden Mitarbeiterverzeichnis ebenfalls gelöscht werden sollen.

Klicken Sie auf <Mitarbeiterverzeichnis öffnen>, um sich das Daten-Verzeichnis des gewählten Mitarbeiter im Windows-Explorer anzeigen zu lassen.

Mitarbeiter lassen sich in Gruppen einteilen, um bei den entsprechenden Auswahldialogen zu Mitarbeitern diese zu Kategorisieren oder die Auswahl auf bestimmte Mitarbeiter zu beschränken. Sollten Sie Gruppen anlegen oder löschen, müssen ggf. auch folgende Einstellungen angepasst werden:

• System-Einstellungen → Mitarbeiter verwalten → Mitarbeiter Allgemeines → Mitglied folgender Mitarbeitergruppen
• Mandanten-Einstellungen → Adressenstamm → Weitere Vorgaben → Bei neuer Adresse automatisch …
• Mandanten-Einstellungen → Profitcenter → Allgemeine Vorgaben → Baustellenleiter, Sachbearbeiter, Verkäufer
• Mandanten-Einstellungen → Vorgänge → Pflichtfelder → Zuständigkeiten