Rechnungen aus einem Auftrag erstellen

Diese Maske führt Sie durch die einzelnen Schritte, um zum einem Auftrag eine Rechnung zu erstellen.

Auf jeder Seite ist eine Schaltfläche <Rechnung fertigstellen> vorhanden. Diese dient als „Abkürzung“ zum Druck der Rechnung, wenn Sie alle weiteren Schritte überspringen möchten. Sie haben anschließend aber trotzdem noch die Möglichkeit einzelne Schritte zurückzugehen, um an der Rechnung etwas zu ändern und die Ausgabe zu wiederholen.

Soll eine E-Rechnung erstellt werden, sind 2 Voraussetzungen erforderlich:

• Der Kunde, der die Rechnung erhält, muss für den Erhalt als E-Rechnung markiert sein. Markieren Sie dazu im Adressenstamm auf der Seite Kunde der Adresse die entsprechende Option.
• Alle erforderlichen Einstellungen zur E-Rechnung müssen in den Stammdaten erfolgt sein.

Legen Sie über die verschiedenen Schaltflächen am oberen Rand fest, welche Art einer Rechnung Sie erstellen wollen.

Möchten Sie die Rechnung nicht im Ausgangsrechnungsbuch speichern (z.B. für eine Proforma Rechnung), dann markieren Sie das Kästchen oben rechts. Über <Weiter> geht es zur Auswahl der Rechnungsnummer.

Auf dieser Seite können am Ende der Rechnung Abzüge vorgenommen werden. Z.B. werden im Bruttobereich ggf. vorhandene Abschlagsrechnungen abgezogen. In diesem Beispiel sind es 2 Abschläge.

• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum
• Betreff der Rechnung
• Anschriften
• Zahlungsbedingungen
• Beschreibung der Rechnung im Ausgangsrechnungsbuch
• Belegbezeichnung der Rechnung
• Abweichendes Erlöskonto (optional)
• Status der Rechnung (optional)

Sollte die Rechnung eine E-Rechnung werden, dann wird dieser Schritt eingefügt. Hier werden noch einmal alle erforderlichen Angaben zur E-Rechnung des Kunden eingeblendet und können ggf. abgeändert werden.

Im letzten Schritt können Layoutvorgaben zur Rechnung getätigt werden. Welches Formular soll verwendet werden oder welcher Umfang soll ausgegeben werden.

Im Falle einer E-Rechnung erfolgt am Ende eine Validierung der Rechnung auf grundlegende Fehler. Prüfen Sie in jedem Fall die Ausgabe im gelb markieren Bereich. Im Bild ist eine korrekte Rechnung mit erfolgreicher Validierung dargestellt.

Sollte die Bewertung der Rechnung ein negatives Ergebnis ausweisen, müssen Sie an dieser Stelle die Erstellung der E-Rechnung bitte abbrechen und uns kontaktieren, damit wir das Problem prüfen und korrigieren können.

Am Ende wird die Druckvorschau erstellt. Diese können Sie nun ausdrucken oder als PDF per E-Mail versenden. Im Falle einer ZUGFeRD-E-Rechnung wird die PDF automatisch entsprechend mit allen Daten versehen, Sie müssen an dieser Stelle nichts weiter tun.