Dokument mit anderen Anwendern teilen

Das Dokument zu einem Vorgang kann von der Angebots- und Auftragsbearbeitung mit anderen Anwendern von Landrix Handwerk firmenübergreifend ausgetauscht werden. Zu erreichen ist diese Funktion in der Dokumentbearbeitung über „Funktionen → Dokument mit anderen Anwendern teilen“. Sie müssen in der nachfolgenden Frage entscheiden, ob sie das aktuelle Dokument jemandem senden oder ob sie ein bereitgestelltes empfangen wollen.

Ein geteiltes Dokument wird über einen sog. Identifikator bekanntgegeben. Dieser wird einmalig für ein Dokument erzeugt, wenn er noch nicht vorhanden ist. Dieser wird im Dialog oben links angezeigt und besteht aus einer Reihe von Ziffern. Rechts daneben haben sie die Möglichkeit eine kurze Beschreibung zu hinterlegen. Im mittleren Bereich sehen sie alle in den Positionen genutzten Lieferanten, ebenso alle beteiligten eigenen Artikel und ggf. auch deren Verweise auf Lieferanten. Diese werden zum Dokument mitgeliefert, damit der Empfänger diese Artikel ebenfalls zur Verfügung hat. Sollten weitere Artikel aus Lieferanten- und Herstellerkatalogen verwendet worden sein, muss der Empfänger diese selbstständig in seinen Datenstamm einlesen. Diese werden nicht mitgeliefert.

Alles was sie in diesem Dialog noch tun müssen, auf die Schaltfläche „Exportieren“ klicken. Das Dokument wird dann zusammengepackt und online gestellt. Den bereits genannten Identifikator teilen sie der gewünschten Person z.B. in einer E-Mail mit. Über diesen kann er das Dokument empfangen.

Um ein Dokument empfangen zu können, benötigen sie den vom Sender bereitgestellten Identifikator. Geben Sie diesen links oben im Dialog in das entsprechende Feld ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Zeige Paketinhalt an“. War der Identifikator gültig, sehen Sie kurz darauf im Feld oben rechts den Namen des Senders und ggf. eine kurze Beschreibung. Im mittleren Bereich werden die Lieferanten und eigenen Artikel angezeigt, auf die im Dokument verwiesen wird. Importieren Sie das erste mal von ihrem Partner ein Dokument, sind alle Lieferanten noch fett/rot und alle im Datenstamm nicht vorhandenen eigenen Artikel kursiv/grau dargestellt.
Sie müssen nun alle roten Lieferanten ihren eigenen Lieferanten zuordnen. Klicken Sie dazu einen roten Eintrag doppelt an und suchen Sie den Lieferanten im Adressenstamm heraus. Ggf. müssen Sie ihn auch vorher anlegen. Nach erfolgreicher Zuordnung ist der Eintrag in normaler Schriftfarbe dargestellt. Sie können die Zuordnung nachträglich aber mit einem Doppelklick nochmals ändern.
Alle nicht vorhandenen eigenen Artikel sind kursiv/grau dargestellt. Entscheiden Sie über die Option unter der Liste, ob sie alle neuen Artikel im System anlegen wollen oder ob sie keine Artikel importieren möchten. Auch wenn Sie keine Artikel importieren, ist das Dokument vollständig verwendbar. Es verweisst dann eben nur auf Artikel, die nicht vorhanden sind. Preise etc. sind aber alle dabei, so wie sie vom Ersteller in den Positionen kalkuliert wurden.
Haben Sie alle Zuordnungen vorgenommen, können sie auf „Importieren“ klicken und das Dokument wird importiert. Ein bereits vorhandenes Dokument wird gelöscht. In der Regel starten sie ja aber mit einem leeren Dokument. Sie können den Dialog nun schließen.